Privacybeleid

Algemeen

De Voetbalvereniging SV DONK  hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door SV DONK dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe SV DONK persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven.

Voor het lidmaatschap van onze vereniging en voor het aanmelden bij de Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond (KNVB) wordt gevraagd om uw persoonsgegevens. Het verzamelen van deze gegevens vindt hoofdzakelijk plaats via een in te vullen Aanmeldingsformulier. Daarnaast kan het voorkomen dat wij een of meer persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen via de post, email dan wel via een digitaal formulier van onze website.

Het doel van de Europese Verordening is uw gegevens te beschermen en te zorgen dat deze juist worden verwerkt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG bepalen waaraan elke vorm van verwerking van uw persoonsgegevens dient te voldoen. SV DONK houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt.

De kernzaken uit de genoemde regelgeving, die voor SV DONK van toepassing zijn, treft u hierna aan.

Waarvoor verwerkt SV DONK uw persoonsgegevens?

Indien u lid wordt van onze vereniging dan ontvangt SV DONK daartoe een ingevuld en ondertekend Aanmeldingsformulier waarmee u zich aanmeld als lid, instemt dat SV DONK uw ingevulde persoonsgegevens mag gebruiken en u bij de KNVB mag aanmelden. SV DONK verzamelt alleen de gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap op te maken, te beheren en uit te voeren.

Indien u niet toestaat dat wij de persoonsgegevens (mogen laten) verzamelen, gebruiken en vastleggen, dan kan met SV DONK geen lidmaatschap worden aangegaan.

Welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe en met wie

SV DONK verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Achternaam
  • Roepnaam en voorletters.
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer, bij jeugdspeler telnummer ouders/verzorgers.
  • E-mailadres, bij jeugdspeler E-mail adres ouders/verzorgers.
  • Bondsnummer van de KNVB.
  • Inschrijvingsdatum lidmaatschap.
  • Eventuele vorige vereniging.
  • Nummer van het ID bewijs en soort ID bewijs.
  • Toestemming om te worden gemaild (j/n)
  • IBAN (Bankrekeningnummer).

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • Om uw inschrijving voor ons lidmaatschap te verwerken.
  • Zorg dragen voor uw ongevallen verzekering (als basis lid bij de KNVB). Wij geven persoonsgegevens

door aan de bond omdat er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

  • Ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en statistische analyses.
  • Om u te kunnen informeren over SV DONK-gerelateerde zaken.
  • Om met u te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post.
  • Om uw vragen te beantwoorden of uw klachten te behandelen via sociaal media, E-mail, per post of telefonisch.
  • Om onze websites te verbeteren.

De Ledenadministratie verwerkt de genoemde persoonsgegevens in Sportlink, een door de KNVB verplicht gesteld programma.

De penningmeester gebruikt dit zelfde programma voor de debiteuren- en crediteurenadministratie. Voor contributiezaken is er een koppeling met de bond. Leden kunnen de eigen privacy in Sportlink aangeven bij aanmelding en dit te allen tijde zelf wijzigen middels hun account bij Sportlink. De App Voetbal.nl en de App Wedstrijdzaken vallen direct onder Sportlink en zijn direct met elkaar gekoppeld..

Relevante correspondentie per mail met ledenadministratie@svdonk.nl worden door de Ledenadministratie als bewijslast bewaard in een beveiligde omgeving.

SV DONK beschrijft de verwerkingsactiviteiten van de persoonsgegevens in Sportlink. Als de verwerkingsactiviteiten veranderen, toe- of afnemen dan wordt het register daarop aangepast.

Bijzondere gegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken zijn het IBAN (bankrekeningnummer) en persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Voor het bewaren van deze bijzondere persoonsgegevens vragen wij toestemming aan de ouders/verzorgers via het Aanmeldingsformulier.

Op de Toestemmingsverklaring geeft u ons toestemming voor publicatie van foto’s op de DONK website, namen in wedstrijdverslagen, uw telefoonnummer beschikbaar te stellen voor intern gebruik enz.

Onze vrijwilligers dienen een Geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Het Aanmeldingsformulier en de Toestemmingsverklaring dienen bij aanmelding ingevuld en ondertekend te worden door het aspirant lid of ouders/verzorgers.

De Geheimhoudingsverklaring dient getekend te worden als de vrijwilliger in functie treedt.

Geautomatiseerde besluitvorming

SV DONK neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om “besluiten” die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van SV DONK) tussen zit. De KNVB voert wel schorsingen door op  basis van het de invoer van wedstrijdzaken in Sportlink. Het betreft hier dan standaard schorsingen zoals vastgelegd in de reglementen van de KNVB. Zware straffen worden altijd door een tuchtcommissie uitgesproken.

In kaart brengen websitebezoek

SV DONK gebruikt geen cookies. Wij houden geen zoek- en raadpleeggedragingen bij als u de website van SV DONK (www.svdonk.nl) bezoekt.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Minderjarigen

Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website.

Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen

U hebt het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren dan wel over te dragen. U kunt hiertoe een schriftelijk verzoek of E-mail sturen naar SV DONK. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u wordt gedaan, vraagt SV DONK u een kopie van een identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer resp. onherkenbaar en onleesbaar. Dit ter bescherming van uw privacy. SV DONK dient bij een digitaal verzoek vast te stellen dat u een eigen herkenbaar emailadres gebruikt. Indien het emailadres niet herleid kan worden, dan dient u het verzoek

schriftelijk via brievenbuspost te doen.

SV DONK zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek, reageren.

Maakt u gebruik van uw recht persoonsgegevens over te dragen dan gebeurt dat via E-mail en in een gangbaar computerbestand aan u of aan een door u aan te wijzen derde. Deze derde heeft overigens het recht het ontvangen van uw gegevens te weigeren.

Zolang SV DONK uw lidmaatschap moet beheren en aansluitend de gestelde (wettelijke) bewaartermijn niet is verstrekken, heeft SV DONK  uw persoonsgegevens nodig en kunnen deze niet worden verwijderd. Een verzoek daartoe zal pas worden uitgevoerd nadat het lidmaatschap is beëindigd en de daarop volgende bewaartermijn is verstreken.

Bewaren van uw gegevens

SV DONK bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld.

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden persoonsgegevens nog twee jaar bewaard.

Daarna worden deze persoonsgegevens verwijderd uit de actieve database en in geprinte vorm  gearchiveerd. Voor eventuele juridische geschillen en voor fraudepreventiedoeleinden na de bewaartermijn, zijn de gegevens opgeslagen in een archief, dat alleen toegankelijk is met een sleutel.

Mailtjes omtrent interesse in lidmaatschap, en de daarbij behorende (persoons)gegevens, die niet tot een definitief lidmaatschap hebben geleid worden maximaal 1 jaar actief in de administratie van SV DONK aangehouden. Daarna worden de (persoons)gegevens uit de database verwijderd en, nadat deze onpersoonlijk zijn gemaakt, vernietigd.

Beveiliging

SV DONK neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd zijn en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Organisatorische maatregelen:

  • Inbraakalarm in het clubgebouw.
  • Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging tot clubgebouw en archiefruimten, inclusief organisatorische controle.
  • De aanwezige computerapparatuur zijn slechts werkstations waarmee via een beveiligde verbinding op onze externe en uitbestede automatiseringsomgeving wordt ingelogd.  De database en benodigde software(programma’s) draaien op lokale – in Nederland geplaatste – servers.
  • Toekenning van rechten in het kader van toegang tot ons datasysteem.
  • Logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord (meer factor authenticatie).
  • Automatisch inloggen tot toegang en activiteiten in het datasysteem.

Technische maatregelen:

  • Beschermingssoftware
  • Firewall
  • Encrypted verzenden en eventueel ontvangen van data.

Verwerkingsovereenkomsten

Er zijn geen bedrijven die in onze opdracht uw gegevens verwerken. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn dan zullen wij met deze bedrijven een verwerkingsovereenkomst afsluiten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Uitwisseling van gegevens met de KNVB is gebaseerd op het zgn. ‘gerechtvaardig belang’. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.

Meldplicht datalekken

Mocht ondanks al onze organisatorische en technische maatregelen onbedoeld en ongewenst persoonsgegevens verloren gaan dan wel in verkeerde handen terecht komen dan zal SV DONK zo snel als mogelijk doch binnen 72 uren een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien het “datalek” gaat om gevoelige persoonsgegevens die u persoonlijk, financieel en

economisch kan raken dan zal SV DONK u onverwijld informeren. Mocht het persoonlijk informeren niet lukken dat zal SV DONK zich bedienen van een openbare melding via de gezaghebbende media.

SV DONK houdt een register bij waarin elke gemelde datalek wordt vastgelegd. Hierin worden vastgelegd, alle details van het datalek, de gevolgen van betrokkenen en de maatregelen die zijn genomen om herhaling te voorkomen.

Klacht

Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u niet tevreden bent over de afwikkeling van een verzoek, neem dan contact met ons op.

U kunt uw vraag, grief of verzoek richten aan de Functionaris Gegevensbescherming van SV DONK. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht c.q. verzoek dan kunt u dit kenbaar maken aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

  • SV DONK is gevestigd aan de Nieuwe Donkstraat 1, 2809 NJ te Gouda, Postadres St Marie Wal 5, 2801 SW Gouda
  • Functionaris Gegevensbescherming van SV DONK: Robbert Lubken, te bereiken via secretaris@svdonk.nl
  • Tel.nr clubhuis:  0182-516349
  • Website: www.svdonk.nl